Exporter les données Framaforms en mode publipostage

Auteur : pyg, pour Framasoft – Licence CC by-sa

Objectif : obtenir un document où chaque participation fait l’objet d’une page séparée et mise en forme.

Prérequis : un Framaform avec des participations ; LibreOffice (ça marche sans doute aussi avec Word et Excel mais je ne peux pas indiquer la manipulation)

Situation de départ

Vous avez un Framaforms de ce type, par exemple.

Étape 1 – Exporter les données

Cliquez sur Résultats, puis Téléchargement et sélectionnez « Texte délimité (.csv) » (laissez les autres options par défaut). Cliquez sur Téléchargement.

Étape 2 – transformer le fichier en tableur

Suite à l’étape précédente, vous devez avoir téléchargé un fichier .csv ou .tsv sur votre ordinateur.

Maintenant, ouvrez LibreOffice Calc, et faites Fichier > Ouvrir (et sélectionnez votre fichier). Une fenêtre apparaît.

Logiquement, l’aperçu devrait être OK. Vérifiez que les accents passent bien, si ce n’est pas le cas, sélectionnez bien Jeu de caractères > UTF-8. Cliquez sur OK.

Votre fichier est maintenant dans Calc ! :)

Maintenant, supprimez les 2 premières lignes, qui sinon vont nous gêner. (sélectionnez les deux premières lignes en cliquant sur leurs numéros, puis clic-droit, puis supprimer les lignes)

Dernière étape : enregistrez ce fichier au format LibreOffice Calc dans un dossier de votre choix.

Vous pouvez quittez LibreOffice Calc.

Étape 3 – Préparation du document d’export

Ouvrez LibreOffice Writer. Préparez un document libre qui servira de modèle pour le document de sortie. Vous pouvez le mettre en forme selon vos choix (gras, couleurs, titres, etc).

Ci-dessous, un exemple de modèle de document de sortie.

Étape 4 – Lier ce document à notre base de données de réponses.

C’est la partie la plus complexe (car la moins connue du public).

Dans le menu Insertion, choisissez Champs puis Autres champs…

Cela ouvrira une fenêtre champs, dans laquelle vous pourrez choisir l’onglet Base de données. Cliquez sur Parcourir, et sélectionnez le fichier Calc (.ods) que vous avez créé à l’étape 2.

Une nouvelle base de données s’affiche alors dans la fenêtre Champs, et vous devriez voir vos champs de réponses s’afficher (ne double-cliquez pas sur les champs pour le moment).

Étape 5 – Insérez les champs souhaités

C’est la partie sympa ;)

A partir de la fenêtre Champs, lorsque vous double-cliquez sur l’un des champs, cela l’insère dans votre modèle. Vous pouvez positionner votre curseur sur le modèle à l’endroit désiré, puis depuis la fenêtre Champs, double cliquez pour insérer le champ souhaité.

Répétez cette opération autant de fois que nécessaire, puis cliquez sur fermer.

Voilà, par exemple, à quoi ressemble mon modèle avec les champs insérés.

Étape 6 – Générer le(s) document(s)

C’est la partie la plus simple !

Cliquez sur Fichier > Imprimer (comme si vous souhaitiez imprimer le document). Une fenêtre apparaît, répondez « Oui ».

Dans la fenêtre suivante Mailing qui s’ouvre alors, choisissez Sortie > Fichier. Vous pouvez modifier les options qui vous intéressent. Par exemple enregistrer la sortie dans un seul document, ou dans autant de documents qu’il y a de participations. Cliquez sur OK.

Enregistrez alors le document généré au nom et format de votre choix.

Ouvrez ce nouveau document, et voilà !

Vous pouvez évidemment imprimer ce document, l’exporter en PDF, etc.

Grâce à votre document modèle (que je vous conseille d’enregistrer), vous pouvez facilement faire des adaptations de formes, et réexporter en répétant l’étape 6.